Sucursal o filial: diferencias que condicionan la documentación
Hay dos vías principales para operar en España de forma estable:
- Sucursal: es un establecimiento secundario de la propia sociedad portuguesa. No tiene personalidad jurídica propia: la matriz responde directamente de lo que haga. Se inscribe en el Registro Mercantil de la provincia donde se establece, por escritura pública otorgada ante notario español, y la sociedad extranjera debe acreditar su existencia y sus datos.
- Filial: es una sociedad española nueva (por ejemplo, una sociedad limitada) cuyo socio único o socios son la empresa portuguesa. Tiene personalidad propia y capital propio, y se constituye por escritura pública con estatutos redactados en español. La sociedad portuguesa interviene como socia, así que debe acreditar su existencia y quién la representa en la firma.
Cuál conviene depende de la responsabilidad que se quiera asumir, la fiscalidad, el capital, la actividad y los planes de crecimiento. Es una decisión para un asesor mercantil y fiscal; en ambos casos, lo que nos corresponde es traducir lo que acompañe a la escritura o al expediente de registro.
Documentos portugueses que suelen pedirse
La lista concreta la fija el notario y el registrador, pero estos son los documentos que aparecen con más frecuencia:
- Certidão permanente do registo comercial: se obtiene online con un código de acceso y reproduce la situación de la sociedad en el Registo Comercial portugués (denominación, sede, objeto, capital, administradores y forma de obligarse). Es la prueba de que la sociedad existe y de quién la representa. Los códigos de acceso caducan, así que conviene que la certidão sea reciente.
- Estatutos (pacto social / contrato de sociedade) actualizados, con todas las alteraciones inscritas. Consulta nuestra página sobre traducción jurada de estatutos.
- Acuerdo del órgano competente (gerencia, administración o junta) de crear la sucursal o la filial y de designar a quien la represente, en acta o certificación.
- Poder (procuração) a favor de quien firmará en España. Debe traducirse completo, con la fórmula notarial y el alcance exacto de las facultades: poderes notariales.
- Documento de identidad de los apoderados o administradores, en su caso: pasaportes y documentos de identidad.
Si tu sociedad va a ser socia de una filial española, la notaría suele aplicar su propio criterio sobre la prueba de existencia y capacidad de la sociedad extranjera. Confirma con el notario o el registrador el listado exacto antes de reunir papeles.
Reglamento (UE) 2016/1191: menos apostillas entre España y Portugal
Hasta hace pocos años, un documento societario portugués para España requería la apostilla del Convenio de La Haya. Desde el 16 de febrero de 2019, entre Estados miembros de la UE, el Reglamento (UE) 2016/1191 suprime la apostilla y la legalización para ciertos documentos públicos, entre los que figuran los que acreditan el estatuto jurídico y la representación de una sociedad o de otra empresa. Es el caso típico de la certidão permanente.
Conviene retener tres matices:
- La exención se refiere al documento público emitido por una autoridad de un Estado miembro (como el registro comercial) y presentado en otro. No equivale a que se acepte cualquier papel: las autoridades españolas mantienen sus propios requisitos de fondo.
- Un poder notarial no está, en general, entre los documentos cubiertos por la exención, de modo que puede seguir pidiéndose apostilla si el organismo la exige. Confírmalo con el notario.
- El Reglamento ofrece formularios estándar multilingües que pueden acompañar al documento y reducir la necesidad de traducirlo, pero si el organismo receptor no se contenta con eso, hará falta la traducción del documento completo. Y toda traducción hecha por persona habilitada en un Estado miembro debe aceptarse en los demás.
Más detalle en nuestro artículo sobre la exención de apostilla entre España y Portugal.
Qué suele necesitar traducción jurada y qué no
| Documento | ¿Traducción jurada? | Observaciones |
|---|---|---|
| Certidão permanente | Habitual | Si se presenta en el Registro Mercantil o ante notario; la apostilla suele no hacer falta (Reglamento 2016/1191). |
| Estatutos | Habitual | Presentación ante notario o registro; si son extensos, el presupuesto va por palabra. |
| Poder / procuração | Habitual | Verificar si la notaría exige apostilla. |
| Cuentas anuales | Según el caso | Se piden en licitaciones, financiación o depósito en registro; no en toda operación. |
| Contrato mercantil entre empresas | Solo si hay que presentarlo ante una autoridad | Entre las partes, un contrato bilingüe o en un idioma pactado puede bastar. |
| Correspondencia, presentaciones, web | No | Basta una traducción ordinaria. |
La traducción jurada tiene sentido cuando el documento debe surtir efecto ante un notario, un registro, un juzgado o una administración. Para comunicación interna o comercial no hace falta, y no tiene sentido pagarla.
Cuentas anuales y documentación contable
Las cuentas anuales (balanço, demonstração de resultados, anexo y, si existe, certificação legal de contas o relatório de auditoria) se piden en operaciones de due diligence, participación en licitaciones públicas españolas, solicitud de financiación o determinadas obligaciones registrales vinculadas a una sucursal. Son documentos largos, con terminología contable específica del Sistema de Normalização Contabilística portugués (SNC), que no siempre tiene correlato exacto en el Plan General de Contabilidad español.
En estos casos, el traductor mantiene el concepto portugués y lo explica entre paréntesis o con nota cuando no hay equivalencia clara, en lugar de «adaptar» la cifra o la partida. No convertimos importes ni reformulamos criterios contables: eso corresponde a tu auditor. Conviene decirnos de antemano ante quién se presentarán las cuentas y si hay una fecha de cierre, para estimar el plazo. Los documentos largos suelen requerir 48–72 horas.
Contratos y acuerdos comerciales
Un contrato de distribución, suministro o prestación de servicios entre una empresa portuguesa y otra española no obliga por sí mismo a una traducción jurada. Muchas empresas lo firman en ambos idiomas o en inglés, y lo que importa es que las dos partes entiendan lo mismo. Pero si el contrato debe presentarse ante un notario, un juzgado o un organismo público (un litigio, una inscripción o una subvención, por ejemplo), entonces sí se necesita. Cuando prevés una posible disputa, dejar identificado de antemano quién traducirá con rapidez te ahorra tiempo después.
Cómo te ayudamos
Traducimos certidões permanentes, estatutos, poderes, acuerdos societarios y cuentas anuales entre portugués y español, con firma electrónica cualificada y papel si hace falta. Precios de referencia en tarifas (estatutos y cuentas anuales desde 120 €), y presupuesto cerrado antes de empezar. No asesoramos sobre estructura societaria ni sobre registro: eso debe hacerlo tu asesor o la notaría.
Fuentes y normativa
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos pueden cambiar: confirma siempre con el organismo receptor o con un profesional.